CURSO INTRODUCTORIO A LA AMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
MAESTRÍA EN ADMINSITRACIÓN DE PROYECTOS – UCI
CRISTIAN ARGUEDAS VILLALOBOS- JULIO 2011
A lo largo de toda mi vida he estado involucrado directa o indirectamente con los proyectos, sin embargo, por falta de conocimiento de la teoría de Administración de Proyectos no siempre los he visualizado como tal.
A nivel personal considero que la vida se fundamenta en sueños, los cuales me han servido de motivación para llevar a cabo las actividades que desarrollo día con día.
El tiempo para cumplirlos ha sido variado y ha estado ligado con el objetivo que se quiere cumplir, o lo que se desee alcanzar; de esta forma, hay algunos de corto plazo, otros de mediano plazo y otros programados a un largo plazo. Algunos de ellos han sido logrados con éxito y otros no se han podido cumplir por diversos factores, pero siempre he tenido la consigna que debe de haber más sueños en la lista y de esta forma poder hacer la transición entre los que terminan y los que deben empezar.
Ahora que empiezo a aprender sobre proyectos, sé que puedo manejar algunos sueños como proyectos, y de esta forma, poder aplicar las buenas prácticas que nos enseña el Project Management Institute (PMI), por medio del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) en cada uno de los 5 grupos de procesos (Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre) y así poder desarrollar los sueños de una manera más ordenada, procurando lograr el mayor de los éxitos. De ahí la importancia de adquirir estos conocimientos y aplicarlos no solamente en el ámbito laboral, sino también, en las diversas actividades que nos desarrollamos.
Antes de ingresar a la Maestría, consideraba que el PMBOK era una metodología para desarrollar proyectos, sin embargo, esta percepción cambió en las primeras clases, y ahora entiendo que el PMBOK, no es en sí una metodología, sino más bien, una “Guía de buenas prácticas”, que pueden ser aplicadas por el Director y equipo de proyectos de manera inteligente y ordenada para buscar el éxito. La Metodología en sí la define cada empresa u organización, según sean los procedimientos y la madurez que se posea.
Otro de los conceptos fundamentales de éste curso, ha sido el conocimiento del Código de Ética que define el PMI, pues éste nos brinda un marco de referencia que nos define cuáles deben ser los comportamientos apropiados de los Profesionales en Administración de Proyectos (PMI, Code of Ethics and Professional Conduct). En este código vemos como se resaltan valores fundamentales del ser humano como la Responsabilidad, Respeto, Equidad y Honestidad, y como se deben aplicar al desarrollo de la profesión, además nos define cuáles deben ser conductas obligatorias y cuáles deben ser conductas ideales que se esperan del profesional encargado de la Administración de los Proyectos.
Me parece muy adecuada la forma en que el PMBOK relaciona, por medio de una matriz de correspondencias, las 9 áreas de conocimiento (Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recurso Humano, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones) con los 5 grupos de procesos (Iniciación, Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre), pues, en cuada una de las entradas de la matriz se indican cuáles de los 42 procesos de Dirección de Proyectos se deben tomar en consideración y además se presenta la sección de referencia del PMBOK donde podemos dirigirnos para ver las entradas que requerimos , las herramientas y técnicas que se pueden utilizar y las salidas que se generan para cada proceso.
Es muy importante definir los entregables que se deben presentar en cada fase de proceso, pues estos son puntos de control que sirven de métrica para determinar si un proyecto avanza por buen camino y debe seguir hacia otra fase, o bien, si se deben corregir ciertos errores, antes de que se generen impactos importantes en costo y tiempo, o en última instancia, tomar la decisión de no continuar con el proyecto. Esto es un procedimiento importante de considerar en el desarrollo de mis proyectos, pues, usualmente medimos el proyecto solamente en función del cronograma y el tiempo, sin embargo, sería una buena práctica implementar una revisión periódica de los entregables como métrica complementaria de evaluación del proyecto.
Otro de los temas estudiados que me parece sumamente valioso en la Administración de Proyectos, es la relación y la influencia que tiene la estructura organizacional de las empresas, la cual forma parte de los factores ambientales en el desarrollo de los proyectos. En mi caso particular, laboro en una empresa que posee una estructura orientada a proyectos, la cual forma equipos de trabajo para cada proyecto en particular, sin embargo, en algunos proyectos han ocurrido reorganizaciones, que a mi parecer no han ayudado mucho al mejor desarrollo del proyecto. Estas reorganizaciones o modificaciones del equipo de proyecto por parte de la Oficina de Dirección de Proyectos, han ocurrido durante la ejecución misma del proyecto, y esto ha generado un poco de desorganización y ha repercutido en re trabajos por parte de los miembros del equipo, los cuales tienen que empezar a recopilar toda la información del status del proyecto y del registro de incidentes que han ocurrido desde el inicio del proyecto.
En este curso nos hemos enfocado en el Grupo de Proceso de Iniciación y hemos abordado los dos procesos que se incluyen, a saber: el desarrollo del Acta de Constitución o Charter de Proyecto y la identificación de los involucrados del proyecto también conocidos como Stakeholders.
El Acta de Constitución del Proyecto es un documento sumamente importante en el Proyecto, pues una vez firmado define el inicio de un Proyecto o una fase de este. El acta debería estar elaborado en conjunto con el Director del Proyecto y debe ser avalado por el Patrocinador o por la Oficina de Dirección de Proyectos, es un documento que considera las siguientes entradas: una descripción del alcance, un enunciado del trabajo, un caso de negocio, un contrato, factores ambientales de la empresa y activos de procesos de la empresa. Este documento debe quedar bien documentado pues representa la aprobación del proyecto. Es mi caso particular he visto, que a pesar de laborar en una empresa dedicada a Proyectos, nunca se nos solicitado realizar el Acta de Constitución, más bien, los proyectos arrancan en el momento que se firma un contrato, y conforma va avanzando el proyecto se va generando la información del Charter, pero la misma no siempre queda plasmada en el Acta de Constitución, e ahí el reto de poner en práctica esta herramienta en mis Proyectos futuros.
Otro proceso valioso durante el proceso de iniciación del proyecto, y que usualmente no realizamos de la mejor forma en la empresa donde laboro, corresponde a la identificación de los Involucrados, también llamados Interesados o Stakeholders del Proyecto. Este proceso se vuelve crítico en algunos proyectos pues se deja de lado, o se les resta importancia a algunos interesados esenciales del proyecto que en algunos casos son los que se ven afectados directa o indirectamente y tienen la capacidad de influenciar en el éxito del proyecto . Este proceso, además de identificar a los interesados involucra tomar en consideración sus expectativas, su rol dentro del proyecto y conocer si sus intereses se pueden ver afectados de manera positiva o negativa, pues ello puede repercutir en un impacto en costo y tiempo de ejecución del proyecto.
Como último punto a incluir en esta recopilación de aspectos relevantes del curso, debo destacar las habilidades interpersonales que debe tener o que debe desarrollar un Director de Proyectos para que pueda analizar situaciones o pueda interactuar de manera apropiada con el equipo de proyecto y con los interesados según se menciona en el Anexo G del PMBOK. Estas habilidades son: liderazgo, desarrollo del Espíritu de Equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimientos políticos y culturales y negociación. Como Directores de proyectos tenemos la obligación de desarrollar estas habilidades con el objetivo de obtener mejores resultados en los proyectos, y a la vez lograr generar ambientes más cálidos con una mejor disposición de colaboración del equipo de proyecto.
